PCでもスマホでも使いやすい。初めてのタスク管理ツールは「Todoist」がおすすめ。

タスク管理、どのツールを使っていますか?普通のメモ帳アプリ、タスク管理専用アプリだったりと選択肢はたくさんありますが、僕が最近使い始めた「Todoist」というアプリがとても使いやすく、いろんなツールを使っても続かなかった人でも続けられると思ったので紹介したいと思います。

「Todoist」ってどんなアプリ?

簡単にいえば、複数のデバイスで使える、オンライン上のタスク・ToDoリスト管理アプリです。Webからも使えるので、厳密に言えばサービスとも言えますね。GTDという考え方を参考にして作られているので、上手く使いこなすことによってより高い生産性を発揮していくことが可能になりそうです。

GTDは、計画したタスクやプロジェクトを、自分の頭の中で整理するのではなく、外部に記憶しておくことで、何をすべきかを明確にする考え方です。この考え方によって、記憶することや思い出すことに時間をかけるのではなく、タスクを課すことに重きを置くことが出来ます。

公式Webサイト ヘルプセンターより)

過去に試したタスク管理方法

色んな方法で効率よくタスク管理をしようと試みたのですが、「これだと続けられそう」と思うものはほんの一握りでした。今でも行っている方法も含めて、私が今までやってみた管理方法と、なぜ続かなかったかの理由をまとめてご紹介したいと思います。

Gmailの受信ボックス

ホリエモンの「稼ぐが勝ち」という本に書いてあった方法に影響を受け、実際にやってみました。

受信ボックスに残っているものだけを次々と消化していけば良いというこの方法は、非常に合理的でわかりやすい。ただ難点もあります。ちょっと先のタスク管理が難しいという点、自分からタスクを追加するのが少々面倒だということ。

プロジェクト単位で仕事を進めると、どうしても少し先のタスクも管理しないとダメで、その管理が少し難しいですね。もし仕事のメールもGmail(Google Apps)を使っている人で、短期的なタスクだけ管理できれば良いということであれば、かなり効率よくタスクをさばくことができると思います。

GmailのTODOリスト

使えることは使えるのですが、TODO管理ツールとして非常に貧弱でした。備忘録代わりに使うぶんにはいいのですが、日々のタスク管理という観点では、ちょっと厳しかったです。

Googleのヘルプを見るとわかりますが、Google自身もそこまで注力しているわけではなさそうなので、そのうち機能から無くなってるかも。あまりおすすめしないです。

Evernoteで管理する

クラウドツールのEvernoteをタスク管理に使います。実際にはこういう感じで、その日行うタスクと今週に行うタスクの二軸で管理を行っていました。重要なのはツール自体より書き方ですね。

Evernoteによるタスク管理

やってみるとわかりますが、これを毎日UPDATEするのは結構大変です。また、完了したタスクを完全に消してしまわないと、一覧で見た時にわかりづらくなってしまうという難点もあります。

完了したタスクもどこかで管理できるマメな人であれば、この方法でも充分管理できます。テキストツールも、自分の好きなものを使えばいいので始めやすいとは思います。

チャットツール

チャットツール「Chatwork」を使ったタスク管理です。これを使うとチャットが全てタスク化にできるので、あらゆることをチャットに書く、というやり方で管理するやり方。

仕事のタスクメインであれば、このツールだけで十分にタスク管理できると思いますが、僕はリマインダー機能が欲しかったので断念しました。

とはいえ業務用で使うには最高のツールです。初めて使ってた時には、その便利さに感動したことを覚えています。

おすすめするポイント

300万人ものユーザーがいる(参照:公式Twitterプロフィール)のには、それなりの理由があるはず。

そう思って使ってみましたが、実際にオススメできるポイントがいくつもありました。簡単にですが書いてみたいと思います。

シンプルでわかりやすい

無駄のないスッキリとした画面です。逆に言うと、これ以上削ぎ落としようが無いです。

繰り返しタスクに対応

今まで私が使っていたOutlookには繰り返しタスクの設定機能があります。逆に言うと、この機能があるからこそOutlookを卒業できなかったとも言えます。

Todoistではこの機能もバッチリカバーしているので、思い切って乗り換えることができました。

モチベーション維持の仕組みがある

自分の生産性を、視覚的に理解できる機能がたくさんあります。今までのタスク管理ツールと大きく違うのはこの部分だと思っています。

なぜ続けられないかというと、モチベーションが上がらないから。生産性が高まっているということがわかれば、自然と続けようと思うようになってきます。

「カルマ」の紹介ムービーもあります。これを見ると、どのようなものかイメージできると思います。

一度試してみれば良さがわかる

これほど使いやすく高機能なタスク管理アプリは今まで無かったのでは。そう思わせてしまうぐらい完成度が高いです。

有料ライセンスへのアップグレードをすることも可能ですが、無料版を使うだけでも十分すぎるので、まずは無料で使ってみて様子を見るのが良いと思います。

Todoistはユーザーが多いので、ちょっとググるだけでいろんな活用術を紹介しているWebサイトが見つかります。こういうのを上手く使えばより効果的にタスク管理ができそうですね。