生産性を高めるには、まず「パワポ」文化から脱出することが大切。

PowerPoint(パワポ)の資料作成、本当に嫌いなんですよね・・・。

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なぜ「パワポ文化」は無くならないのか?

私の社会人経験の中では、PowerPointの用途は大きく分けると下の通りでした。用途自体は何も問題ないように見えますよね。

  • 商談のプレゼンテーションで使うため
  • 上長への報告を行うため
  • 情報を他部署に説明するため

ただ、問題なのは、すでに別の資料があるにも関わらず分かりづらい」という理由だけでパワポに再加工するケースがあまりにも多いこと。この結果、マクロな視点でみると同じ資料が次々に生まれていくことになるわけです。

作る側は作りきったという妙な充実感を味わってしまったり、読む側は整理された資料を読むわけなので「やっぱりパワポ資料だとわかりやすいよね」となるわけです。その裏に隠れた無駄な工数については全く考慮されることもありません。妙に見た目をこだわったりとか。

立場で言えば「読む側」が強くなることが大半だと思います。こういう背景があるので、いつまでも資料はPowerPointで作るという「パワポ文化」がなくならないのだと考えています。

思い切ってテキストで説明するクセをつける

何かを人に伝える時、例えば画像やグラフが入ったパワーポイント資料があれば、もちろん伝わりやすいです。でも、テキストだけで十分伝わる場合も多分にあると思うんですよね。なので、まずやるべきは情報加工の工程のできるだけ上流の段階で止めるクセをつけること。

情報加工の工程は、(1)会話 (2)テキスト (3)絵やグラフ (4)テキスト+絵やグラフ の順に進むと考えていまして、後半になればなるほどまとめるためのコストが増えていきます。できるだけ(1)に近いところで済ませるに越したことはありませんからね。

私が仕事上で心がけているのは、まず、テキストの段階で内容を可能な限りわかりやすくまとめてみること。改めて自分でそのテキストを読んでみて、理解できなさそうであれば表やグラフを用意する。でも、その資料が二度と使われないと分かっている場合は、できるだけ作らないようにしています。

思い切ってツールを無くしてしまうのも手

私がIT責任者だったら、まずこれをやるでしょうね。MS Officeを使わずにGoogle Appsで一本化。コミュニケーションはチャットで行い、必要な説明資料はコンフルエンスに集約。社内資料でパワーポイントが必要になることって、普通はありませんよね。

ツールがあると便利になることがほとんどですが、機能や数が多すぎると逆にそれが原因で生産性が下がることが多分にあります。ある程度は制約を入れた方が効果的に作業できることもあるということは、頭に入れておくべきでしょう。

ツールを減らすとコストが下げられるというメリットもあります。Office製品ってめちゃくちゃ高いんですよ。なんでみんな買うんでしょうね。クライアントと資料をやりとりする時に必要になった場合は「KINGSOFT Office」のような互換性のあるソフトを買えばいいですし。

まとめ

世の中に情報がどんどん溢れるとともに、新しく便利なツールも次々と登場してきています。MS Officeだけに限りませんが、これらを上手く使いこなすことが重要なのではありません。

まず「何が必要なのか?」を考えた上で、その必要なこと以外は思い切って削ぎ落としていくことをやらないことには、生産性を上げていくことは難しいのでしょうね。


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